名前を “丸” か “括弧” で括ると敬称となる「例 : (鈴木)」(本来は丸で括るのが正しいが、メールでは丸で囲めないので括弧で代用している)。

課長職より上の人間は、名字 2 文字のカタカナで良い「例：鈴木部長 → (スズ)」(課長クラスでもこのルールが適用される事業所も存在する)。

課長職程度の人間は、名字 2 文字のカタカナ + 名前 1 文字のカタカナとなる「例：鈴木太郎 → (スズタ)」課長職より上の人間で姓名が重複した場合、このルールで代用されることもある。

社長クラスや事業部長クラスの大物は、名字 1 文字のカタカナだけで良い「例 : (ス)」

“丸” か “括弧” の後には、役職を示す文字をつけたり「例 : (スズ)B」あるいは、所属を示す文字をつける「例： (スズ)s1g」(最近は役職をつける事業所が多い気がする)。